Campagne de mise à jour
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Déroulé
Vous faites désormais partie de l'aventure Dahub en quête de la meilleure information touristique. La campagne de mise à jour (CMAJ) va ainsi se dérouler selon les étapes suivantes :
Configuration de la CMAJ
Envoi des e-mails et réceptions des réponses
Clôture de la campagne et statistiques
Configuration
La configuration de la campagne se fait au moyen du fichier suivant :
Le document de configuration de la campagne doit nous être retourné à [email protected] le plus tôt possible avant la date de démarrage souhaitée de l'envoi des e-mails.
Les sections suivantes détaillent chaque partie du document de configuration :
Votre organisme
Nos questionnaires n'exposent pas notre marque et mettent en avant votre structure. Vous pouvez ainsi nous communiquer votre logo et la dénomination (respectivement 6, 5 des questionnaires) de votre structure.
Votre équipe
Vous souhaiterez probablement impliquer plusieurs membres de votre équipe pour assurer le suivi des réponses des prestataires puis la mise à jour d'Apidae. L'onglet Équipe permet de recenser les différents membres. Ceux-ci auront alors un accès à Hubo.
Les membres listés doivent avoir un compte Apidae et l'utiliser pour se connecter sur Hubo. Les membres figurants dans la configuration de votre équipe doivent être saisis avec le même e-mail que celui de leur compte Apidae.
Vous pouvez définir un membre comme étant l'expéditeur des e-mails de la campagne. Les informations de ce membre seront utilisées dans la signature de l'e-mail (voir 1, 2 du contenu d'un e-mail) ainsi que dans la partie contact des questionnaires (voir 1, 2 du questionnaire). Il est possible qu'un membre désigne une (votre) structure.
Vos prestataires
La liste des prestataires à contacter pendant la campagne se définit au moyen d'un export Excel généré depuis Apidae. Il convient d'employer le modèle d'export réseau suivant :
Identifiants + Nom + type objetBien s'assurer que la colonne Identifiant (ou Id Sitra 2) est présente dans l'export, dans le cas contraire nous ne pourrons pas importer les prestataires dans Hubo.
Nous importons les données de vos prestataires dans Hubo dans les 7 jours précédant le premier envoi d'e-mail. Les modifications de fiches opérées sur Apidae après l'import ne seront donc pas pris en compte dans Hubo. Il est préférable de mettre en pause les modifications sur Apidae pendant le temps de la CMAJ.
Certains types de fiche ne sont pas pris en charge sur Hubo. Il s'agit des types :
Entité Juridique
Séjour et produit packagé
Domaine skiable / domaine VTT
Fête et manifestation
Contenu des e-mails
L'ensemble des éléments configurables d'un e-mail se compose des 9 items suivants :
Nom de l'expéditeur
Prénom de l'expéditeur
E-mail de l'expéditeur
Numéro de téléphone de l'expéditeur
Fonction/poste de l'expéditeur
Logo de votre organisme
Sujet de l'e-mail (option possible : ajout automatique de l'intitulé de la fiche du prestataire)
Première partie de l'e-mail
Deuxième partie de l'e-mail
Les éléments 1 à 5 se configurent dans l'onglet Équipe. Les éléments 7, 8, 9 sont propres à chaque itération de la campagne (1er envoi, Nème relance...) et sont éditable dans l'onglet E-mails.
Calendrier
Le calendrier définit simplement les dates d'envoi des différentes itération de la campagne.
Questionnaires
Structure générale
L'ensemble des éléments configurables des questionnaires se compose des 6 items suivants :
E-mail de contact 📧
Numéro de téléphone 📞
Message d'introduction 👋
Message de conclusion 👍
Dénomination de votre organisme 🏠
Logo 🚩
Les éléments 1 et 2 sont configurés dans l'onglet Équipe et correspondent aux coordonnées de l'expéditeur. Les éléments 3 et 4 sont configurés dans l'onglet Questionnaire.
Questionnaires exemples
Ne pas cliquer sur « Transmettre à l’Office de Tourisme »
Questionnaires (Avancé)
La configuration précise des questionnaires se fait au moyen du document suivant :
Dans ce document, vous pourrez préciser les champs d'information textuels utilisables et les critères sélectionnables.
Suivant le niveau d'affinage souhaité, cette étape de configuration peut s'avérer très chronophage.
Champs d'information textuels
les champs d'information textuels sont des espaces de saisie de texte libre :
Les champs d'informations textuels sont présentés dans l'onglet Questionnaire 2. Il est possible d'indiquer si oui ou non ils doivent être inclus dans les questionnaires. Ces champs sont communs à tous les types d'objet. Il n'est pas possible d'exclure un champ pour un type d'objet précis.
Il n'est pas possible d'obliger la saisie d'un champ. Les seuls champs obligatoires sont les informations (Nom, Prénom, E-mail) du répondant au questionnaire.
Champs d'information « critères sélectionnables »
Les champs d'information dit « critères sélectionnables » sont les champs au contenu prédéfini pour lequel le prestataire à le choix parmi une liste d'éléments :
Afin de correspondre au plus près des besoins de votre territoire, il est possible de restreindre la liste de critères pour chaque champs.
Certain champs sont communs à tous les types d'objet (ex : moyens de paiement acceptés). Les critères accessibles dans ces champs communs sont configurables dans l'onglet Questionnaire 3.
D'autres champs sont spécifiques à certain type d'objet (ex : Spécialité culinaire pour les Restaurants). L'onglet Questionnaire 4 permet de configurer les critères accessible pour chaque champ spécifique à chaque typologie.
Chaque ligne correspond à un critère, pour indiquer s'il doit être utilisé ou non dans la campagne il suffit de définir la colonne Utilisation à oui ou non.
Juridique
Il est impératif d'informer le prestataire de comment vous utilisez l'information recueilli dans le cadre de la campagne de mis à jour. Le périmètre juridique définissant ce cadre doit nous être fournit en pièce jointe au document de configuration.
Si vous ne possédez pas un tel document, nous vous encourageons à vous faire accompagner par une structure spécialisée. Autrement, vous pouvez vous appuyer sur le travail réalisé par le réseau Apidae et nous retourner le document complété présenté sur cette page.
Ce document est présenté au prestataire en fin de questionnaire. Le prestataire est obligé de cocher la case certifiant la lecture et l'acceptation de ce document pour envoyer sa réponse. La réception d'un formulaire rempli par le prestataire vaut pour signature numérique de ce document.
Aspects techniques
Création de votre compte sur Hubo
Pour que nous puissions importé vos prestataires sur Hubo et nous permettre de configurer votre environnement de CMAJ, vous devez avoir effectué une première connexion sur Hubo. Pour cela :
Accédez à Hubo
Connectez vous avec votre compte Apidae
En acceptant l'application Dahub/Hubo au près d'Apidae si demandé
Acceptez nos Conditions Générales d'Utilisation
Par la suite, vous recevrez un e-mail de confirmation de votre adresse e-mail.
Validation des e-mails de l'équipe
Pour permettre à Hubo de faire l'envoi d'e-mails en utilisant les adresses e-mail des membres de votre équipe, il est nécessaire de procéder à une étape d'autorisation. Cette étape consistera simplement à cliquer sur le lien présent dans un e-mail intitulé [Activation Hubo] Merci de confirmer votre adresse email envoyé à chaque membre. Nous reviendrons vers vous pour effectuer cette étape.
Abonnement au projet Apidae multi-membres : Hubo Multi-membres
Pour permettre à Hubo d'effectuer les mise à jour de vos fiches sur Apidae, il est nécessaire de vous abonner au projet multi-membres Apidae suivant : Hubo Multi-membres.
Si nécessaire, vous pouvez vous référer aux instructions de participation à un projet projet mutli-membres d'Apidae.
Liaison des données Hubo/Apidae
Une fois que vous aurez modéré les réponses de vos prestataires, vous voudrez reporter les modifications d'informations dans Apidae. Hubo propose deux modes d'écriture des informations :
Proposition de brouillon
Écriture directe
La proposition de brouillon consiste à envoyer une demande de brouillon sur la fiche Apidae concernée. Vous devez ensuite vous rendre sur Apidae pour consulter le brouillon et valider la modification. Ce mode d'écriture peut vous être utile si vous souhaitez vous assurez que tout fonctionne selon vos attentes ou dans une phase de familiarisation avec Hubo.
L'écriture directe effectue une mise à jour de la fiche sur Apidae. Aucune autre action n'est nécessaire, la fiche est instantanément mise à jour.
Ce paramètre est modifiable dans Hubo à tout moment. Vous pouvez commencer par créer des brouillons puis faire des mises à jour directement.
Filtre anti-spam
Si votre structure est équipée de filtres anti-spam type mailinblack, il est important de vérifier qu'il accepte les e-mails en provenance de :
Checklist
La liste des documents à nous retourner se compose du :
Actions pré-requises :
Réception des réponses
Vidéo de formation
Cette vidéo présente le déroulement d'une campagne de mise à jour après envoi des e-mails aux entreprises concernées : https://youtu.be/ym85pxFFFn8
Les trois étapes clés présentées :
saisie du questionnaire par le prestataire ;
validation des réponses par l'utilisateur d'Hubo ;
mise à jour des données dans la base de données Apidae.
Dernière mise à jour
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