Campagne de mise à jour

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Déroulé

Vous faites désormais partie de l'aventure Dahub en quête de la meilleure information touristique. La campagne de mise à jour (CMAJ) va ainsi se dérouler selon les étapes suivantes :

  1. Configuration de la CMAJ

  2. Envoi des e-mails et réceptions des réponses

  3. Clôture de la campagne et statistiques

Configuration

La configuration de la campagne se fait au moyen du fichier suivant :

Les sections suivantes détaillent chaque partie du document de configuration :

Votre organisme

Nos questionnaires n'exposent pas notre marque et mettent en avant votre structure. Vous pouvez ainsi nous communiquer votre logo et la dénomination (respectivement 6, 5 des questionnaires) de votre structure.

Nous recommandons un format de logo carré ou horizontale et de bonne qualité. Les formats d'image acceptés sont jpg ou png.

Votre équipe

Vous souhaiterez probablement impliquer plusieurs membres de votre équipe pour assurer le suivi des réponses des prestataires puis la mise à jour d'Apidae. L'onglet Équipe permet de recenser les différents membres. Ceux-ci auront alors un accès à Hubo.

Vous pouvez définir un membre comme étant l'expéditeur des e-mails de la campagne. Les informations de ce membre seront utilisées dans la signature de l'e-mail (voir 1, 2 du contenu d'un e-mail) ainsi que dans la partie contact des questionnaires (voir 1, 2 du questionnaire). Il est possible qu'un membre désigne une (votre) structure.

Vos prestataires

La liste des prestataires à contacter pendant la campagne se définit au moyen d'un export Excel généré depuis Apidae. Il convient d'employer le modèle d'export réseau suivant :

Identifiants + Nom + type objet

Contenu des e-mails

L'ensemble des éléments configurables d'un e-mail se compose des 9 items suivants :

Exemple d'e-mail
  1. Nom de l'expéditeur

  2. Prénom de l'expéditeur

  3. E-mail de l'expéditeur

  4. Numéro de téléphone de l'expéditeur

  5. Fonction/poste de l'expéditeur

  6. Logo de votre organisme

  7. Sujet de l'e-mail (option possible : ajout automatique de l'intitulé de la fiche du prestataire)

  8. Première partie de l'e-mail

  9. Deuxième partie de l'e-mail

Les éléments 1 à 5 se configurent dans l'onglet Équipe. Les éléments 7, 8, 9 sont propres à chaque itération de la campagne (1er envoi, Nème relance...) et sont éditable dans l'onglet E-mails.

Calendrier

Le calendrier définit simplement les dates d'envoi des différentes itération de la campagne.

Questionnaires

Structure générale

L'ensemble des éléments configurables des questionnaires se compose des 6 items suivants :

Extrait de questionnaire
  1. E-mail de contact 📧

  2. Numéro de téléphone 📞

  3. Message d'introduction 👋

  4. Message de conclusion 👍

  5. Dénomination de votre organisme 🏠

  6. Logo 🚩

Les éléments 1 et 2 sont configurés dans l'onglet Équipe et correspondent aux coordonnées de l'expéditeur. Les éléments 3 et 4 sont configurés dans l'onglet Questionnaire.

Questionnaires exemples

Questionnaires (Avancé)

La configuration précise des questionnaires se fait au moyen du document suivant :

Dans ce document, vous pourrez préciser les champs d'information textuels utilisables et les critères sélectionnables.

Champs d'information textuels

les champs d'information textuels sont des espaces de saisie de texte libre :

Exemple de champ d'information textuel

Les champs d'informations textuels sont présentés dans l'onglet Questionnaire 2. Il est possible d'indiquer si oui ou non ils doivent être inclus dans les questionnaires. Ces champs sont communs à tous les types d'objet. Il n'est pas possible d'exclure un champ pour un type d'objet précis.

Champs d'information « critères sélectionnables »

Les champs d'information dit « critères sélectionnables » sont les champs au contenu prédéfini pour lequel le prestataire à le choix parmi une liste d'éléments :

Exemple de champ d'information « critères sélectionnables »

Afin de correspondre au plus près des besoins de votre territoire, il est possible de restreindre la liste de critères pour chaque champs.

Certain champs sont communs à tous les types d'objet (ex : moyens de paiement acceptés). Les critères accessibles dans ces champs communs sont configurables dans l'onglet Questionnaire 3.

D'autres champs sont spécifiques à certain type d'objet (ex : Spécialité culinaire pour les Restaurants). L'onglet Questionnaire 4 permet de configurer les critères accessible pour chaque champ spécifique à chaque typologie.

Chaque ligne correspond à un critère, pour indiquer s'il doit être utilisé ou non dans la campagne il suffit de définir la colonne Utilisation à oui ou non.

Par défaut, tous les critères sont disponibles dans les questionnaires.

Juridique

Il est impératif d'informer le prestataire de comment vous utilisez l'information recueilli dans le cadre de la campagne de mis à jour. Le périmètre juridique définissant ce cadre doit nous être fournit en pièce jointe au document de configuration.

Si vous ne possédez pas un tel document, nous vous encourageons à vous faire accompagner par une structure spécialisée. Autrement, vous pouvez vous appuyer sur le travail réalisé par le réseau Apidae et nous retourner le document complété présenté sur cette page.

Exemples de documents juridiques : exemple 1, exemple 2, exemple 3, exemple 4.

Ce document est présenté au prestataire en fin de questionnaire. Le prestataire est obligé de cocher la case certifiant la lecture et l'acceptation de ce document pour envoyer sa réponse. La réception d'un formulaire rempli par le prestataire vaut pour signature numérique de ce document.

Aspects techniques

Création de votre compte sur Hubo

Pour que nous puissions importé vos prestataires sur Hubo et nous permettre de configurer votre environnement de CMAJ, vous devez avoir effectué une première connexion sur Hubo. Pour cela :

Par la suite, vous recevrez un e-mail de confirmation de votre adresse e-mail.

Validation des e-mails de l'équipe

Pour permettre à Hubo de faire l'envoi d'e-mails en utilisant les adresses e-mail des membres de votre équipe, il est nécessaire de procéder à une étape d'autorisation. Cette étape consistera simplement à cliquer sur le lien présent dans un e-mail intitulé [Activation Hubo] Merci de confirmer votre adresse email envoyé à chaque membre. Nous reviendrons vers vous pour effectuer cette étape.

Abonnement au projet Apidae multi-membres : Hubo Multi-membres

Pour permettre à Hubo d'effectuer les mise à jour de vos fiches sur Apidae, il est nécessaire de vous abonner au projet multi-membres Apidae suivant : Hubo Multi-membres.

Si nécessaire, vous pouvez vous référer aux instructions de participation à un projet projet mutli-membres d'Apidae.

Liaison des données Hubo/Apidae

Une fois que vous aurez modéré les réponses de vos prestataires, vous voudrez reporter les modifications d'informations dans Apidae. Hubo propose deux modes d'écriture des informations :

  • Proposition de brouillon

  • Écriture directe

La proposition de brouillon consiste à envoyer une demande de brouillon sur la fiche Apidae concernée. Vous devez ensuite vous rendre sur Apidae pour consulter le brouillon et valider la modification. Ce mode d'écriture peut vous être utile si vous souhaitez vous assurez que tout fonctionne selon vos attentes ou dans une phase de familiarisation avec Hubo.

L'écriture directe effectue une mise à jour de la fiche sur Apidae. Aucune autre action n'est nécessaire, la fiche est instantanément mise à jour.

Filtre anti-spam

Si votre structure est équipée de filtres anti-spam type mailinblack, il est important de vérifier qu'il accepte les e-mails en provenance de :

Checklist

La liste des documents à nous retourner se compose du :

Actions pré-requises :

Réception des réponses

Vidéo de formation

Cette vidéo présente le déroulement d'une campagne de mise à jour après envoi des e-mails aux entreprises concernées : https://youtu.be/ym85pxFFFn8

Les trois étapes clés présentées :

  • saisie du questionnaire par le prestataire ;

  • validation des réponses par l'utilisateur d'Hubo ;

  • mise à jour des données dans la base de données Apidae.

Dernière mise à jour

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